Últimamente hemos tenido varios clientes con la inquietud de no haber recibido correos que estaban esperando. Y pidiendo ayuda. Y la verdad que eso equivale a buscar una aguja en un pajar. Pero primero veamos el funcionamiento del sistema.

Como el envío de un correo parece funcionar.

A primera vista, parece funcionar el envío de un correo: sentado frente a su computador una persona ingresa la dirección del remitente, escribe un asunto y un texto, aprieta el icono "Enviar" y se va el correo para alcanzar el Inbox del destinatario quien lo puede leer. Bueno en realidad no es así, lejos no.

Como funciona realmente el envío de uno correo en un ambiente corporativo

Se ve un poco más complicado ¿ cierto ? .

Vamos por parte, en el punto 1 se encuentra su cliente de correo, lo podemos llamar Outlook, Thunderbird o TheBat. Al momento de gatillar el envío de un correo, se gatilla un proceso (2) que adentro de la red de empresa recibe la solicitud  y la entrega al servidor de correo (4), donde se suma a la cola de los correos que luego pasan por un filtro representado por un firewall y o un antivirus (5). Luego pasa por varios routers (6) para llegar a otro filtro (firewall, antivirus y filtro de spam (7) antes de llegar al servidor del destinatario (8), pasar por la red de la empresa (9), pasa por el agente despachado (10) y finalmente llega a su destinatario.   

Como funciona el envío de uno correo en tiempo de teletrabajo

Ahora que muchos funcionarios de empresas trabajan desde su casa, el envío de correos se ha complicado aún mas. La idea del diagrama de arriba, es hacer entender que, al tener personas fuera de la red corporativa, un correo tiene que pasar por aún más etapas, donde se encuentran potenciales trampas o, mejor dicho, filtros de spam, que pueden interrumpir el viaje de un correo de un remitente a su destinatario. 

Para algunos que trabajan directamente desde el webmail, ya sea mediante el protocolo IMAP, o utilizan servicios como Gmail o Zohomail, el diagrama es un poco mas simple pero la problemática sigue la misma. 

¿Que es un filtro de Spam ?

Se trata de un servicio que esta siendo utilizado por muchas empresas, como proveedores de acceso a internet (ISP) o servicios como Gmail,  a donde se almacenan lista negras a las cuales se refieren para determinar si un correo es Spam o no. Son servicios como SpamHaus, Barracuda , etc a donde llegan denuncias de destinatario que han recibido Spam además de filtrado automatizado que ponderan el contenido de un correo para saber si tiene un contenido que es spam. Después de un cierto número de denuncias se bloquea o la dirección IP del servidor de correo (que puede ocasionar el bloqueo de un dominio que no tiene culpa ya que suelen direcciones IP siendo compartidas) o el servidor de correo directamente o un dominio en particular. 

Tener un  servidor de correo que aparece en un listado de este tipo es una pesadilla porque puede pasar mas de 24 horas antes de desaparecer y es muy complicado a de determinar la razón del filtrado. 

¿Cómo sé si mi correo no llega ?

En el caso que su correo tenga problemas, a menudo, se recibe de vuelta un mensaje notificando el error. Lamentablemente muchas veces este rebote viene en Ingles.  A continuación viene un ejemplo

Es importante remitir este mensaje a su soporte,  porque contiene información sobre el problema en la entrega del correo, que, en este caso, es un problema con la casilla del destinatario al que  llega. 

¿Qué hacer si no tengo rebote?

Aunque es complicado, se puede buscar un correo, por una identificación que tiene cada correo que está siendo enviado.

En Outlook esta información se encuentra en las propiedades del mensaje enviado

En Gmail se puede encontrar esta información bajo la opción  "Ver original"

Copiar este "Message-Id"  y enviarlo a su soporte y con esto, es posible saber más sobre lo que pasó.

Para terminar

Le recordamos esta otra nota (click aquí para leerla)  sobre el tema del correo a donde explicamos la importancia de establecer un protocolo a dentro de una empresa para vigilar que los correo enviados desde una página sean contestados. 

Los fuentes original de los diagramas de esta nota vienen de: https://www.oasis-open.org/khelp/kmlm/user_help/html/how_email_works.html