¿ Porque es importante verificar el funcionamiento de tu formulario de contacto ?

Es importante verificar el funcionamiento de su formulario de contacto, porque, pueden ocurrir eventos que impidan su buen funcionamiento y por ende los potenciales clientes no podrán contactarse con su negocio. Eventos que pueden ocurrir sin que nadie se dé cuenta, incluida la persona que creó la pagina web. Pueden ocurrir pasado varios días, semanas o meses después de su puesta al aire.

Como muchos problemas, mientras más luego se detecten, mejor. Y usted, tiene la solución en sus manos, con sólo tres palabras: probar, probar y probar. 

Así es, probar el formulario de manera regular para asegurarse que funciona bien, podría ayudarle a generar mas negocios.

A continuación, profundizaremos en el tema, tal vez, un poco técnico. Explicaremos cómo funciona un formulario de contacto, los problemas que pueden afectarlo y algunos consejos para disminuir el riesgo de perder solicitudes de potenciales clientes. En caso de problemas o preguntas relacionadas a este tema no dude en escribirnos, aunque tu sitio web lo haya hecho otra persona. Nuestra dirección es info@corobori.com

Le invitamos a seguir leyendo.

Un potencial problema

Hace pocas semanas, un cliente nos llamó para decir que, al parecer, el envió de mensajes desde el formulario de contacto no funcionaba. ¡Alerta roja! Nos pusimos de inmediato a investigar el tema y efectivamente el envío de mensaje arrojaba un terrible mensaje de error:

"The SMTP server requires a secure connection or the client was not authenticated. The server response was: 5.5.1 Authentication Required".

En otras palabras el servidor no reconocía la dirección de correo o la clave requerida, para conectarse al servidor de correo utilizado para el envío del mensaje. Todo esto era muy extraño porque, después de haber verificado estos datos, no había problema alguno.

Una hora más tarde encontramos la raíz del problema: el servidor de correo Gmail, utilizado por este cliente con su correo corporativo, había desactivado el acceso a esta dirección usada desde el formulario de contacto, por considerarlo como "Aplicación no segura". La solución del problema : Reactivar la dirección, como se puede apreciar en la imagen abajo.

Funcionamiento

Ahora le vamos a explicar, que hacer para que el formulario de contacto de su página web funcione correctamente Técnicamente es importante entender como se envían los mensajes, desde un formulario de contacto.

La mayoría de los sitios web para Pymes funcionan utilizando 3 servidores: el primero es donde se encuentran las páginas que pueden ver los visitantes; el segundo, alberga la base de datos donde se almacena la información desplegada por la página web (en el caso de tener un sitio web administrable) y, el tercero es el servidor de correo. Estos servidores, son físicamente diferentes uno de otro, hasta pueden estar ubicados en diferentes empresas. Además de esto, las empresas de hosting ofrecen servidores en modo compartido, siendo esta la forma más comúnmente usada, es decir, que existen varias empresas en el mismo servidor. La otra opción es utilizar un servidor dedicado, en donde el servidor será utilizado por un solo cliente.

¿ Como funciona un formulario de contacto ?

Cuando un visitante pincha el botón "Enviar mensaje" de un formulario de contacto, pasa lo siguiente:
1) El sistema hace una verificación de los textos enviados, para filtrar el envío de comando buscando no dañar el servidor (hackeo)
2) Se verifica que la sintaxis del correo del remitente sea correcta. OJO: es imposible verificar la existencia de un correo electrónico, en otras palabras, si el usuario comete un error de tipeo al ingresar su dirección, no podrá ser detectado.
3) Con los textos verificados el sistema se conecta al servidor de correo. La conexión se hace utilizando una dirección de correo y una clave previamente seteada que son conocidos por el servidor de correo (antiguamente esto no era obligatorio, pero hoy si lo es y ya no existe empresa de hosting que lo permita). Una vez que la comunicación ha sido establecida, el texto será enviado al destinatario.

¿ Cuándo puede fallar la llegada de un mensaje ?

1) Cuando se intenta conectar el sitio web con el servidor de correo y surge un problema, las causas pueden ser :
- que el servidor no esté funcionando.
- que la dirección de correo y/o la clave que sirve para conectar con el servidor de correo hayan cambiado o haya sido deshabilitada.
- que la política de uso del servidor de correo, haya cambiado.
2) Mientras se envía el mensaje al destinatario, habiendo salido desde el servidor de correo y ocurre un problema, las causas pueden ser :   

- que el servidor del correo remitente haya sido puesto en una lista negra (ver más sobre eso abajo)
- que el sistema de control de spam del servidor de correo del destinatario, marque el mensaje como spam.
- que la dirección de destino haya sido eliminada (Ha pasado, atención!, cambiar la clave de la dirección de correo del destinatario, no afecta el formulario de contacto)

¿ Porqué mi servidor de correo podría aparecer en una lista negra ?

Porque muchos servidores de correo son utilizados por varias empresas, puede pasar que una de ellas esta enviando SPAM y los servicios que monitorean estas actividades, bloquean la dirección IP que es única en un servidor. En otras palabras puede ser la culpa de un tercero.

Mi servidor de correo aparece regularmente en una lista negra y me ha ocasionado pérdidas importantes a mis negocios ¿ qué puedo hacer ?

Si se utiliza un servidor compartido, jamás podrá solucionar este problema

La mejor solución es, tener un servidor de correo propio y una IP propia, ya que, al utilizar un servidor compartido, correrá siempre el riesgo, de que, si otros dominios envían Spam, la dirección IP quede manchada.

En el caso de tener interés en un servidor de correo propio con una IP propia (reitero, que es la manera más segura de no ser víctima del efecto "vecinos molestosos") , y así no dañar su "reputación", existen servicios desde CL$40.000 por dirección de correo al mes.

La otra alternativa sería de utilizar los servidores de Gmail, bajo el nombre de dominio de su empresa, eso tiene un costo de US$50 POR DIRECCIÓN de correo al año. Puede parecer mucho dinero pero es el precio a pagar, para poder ser independiente y no estar en modo compartido.

¿ Qué hacer para saber si mi servidor de correo esta en lista negra ?

Para este efecto utilizar https://mxtoolbox.com 

¿Es prudente dejar visible mi dirección de correo en una página web o corro el riesgo de que pueda aparecer en listas de correo que se venden ?

No hay problema, pero, para asegurarse que su correo no termine siendo parte de lista de correos que se venden es mejor ocultarlo. Existen sistemas sencillos que permiten hacer eso; de esta manera el correo se ve y funciona correctamente pero no puede ser leído por los rastreadores que recogen los correos. Eso sí, los mensajes enviados directamente mediante un clic sobre un enlace no pueden ser almacenados en una base de datos. Ver imagen:

¿ Que tengo que hacer para asegurarme que mi formulario de contacto funciona ?

La respuesta es muy sencilla: probarlo. Y probarlo regularmente. Es importante que dentro de los procedimientos de una empresa exista la verificación del funcionamiento del formulario de contacto de su sitio web.

¿ No quieren perder un muy valioso contacto, cierto ?

Idealmente este chequeo tendría que ser efectuado cada semana como mínimo y en caso de duda, (si su empresa recibe cada día mensajes y de repente no llega ninguno) de inmediato. Esta tarea tiene que ser atribuida a una persona, con informe al gerente encargado de su ejecución.

¿ Porque recibo mensajes con textos extraños y remitente falsos ?

Este tipo de mensajes, ver imagen abajo, son generados de manera automática. Eso ocurre cuando "bots"  (programas informáticos, que imitan el comportamiento humano) recorre la web y cuando encuentra un formulario lo llena y simula su envío.

Se puede frenar este tipo de problema, agregando una prueba que permita diferenciar ordenadores de humanos, algo muy común, que puede ir de una sencilla suma (1+1) donde el usuario tiene que ingresar el resultado, o algo más sofisticado, como reconocer elementos dentro de varias fotos.

Otros consejos para asegurarse el buen funcionamiento de su formulario de contacto:

- Solicitar que los mensajes queden almacenados en una base de datos (Nosotros lo hacemos sistemáticamente para los sitios administrables)

- Comparar los mensajes almacenados (ver punto anterior) versus los mensajes recibidos

- verificar la carpeta de spam y marcar el mensaje como "no spam", importante sobre todo para clientes que trabajan con Gmail, hemos visto en reiteradas oportunidades este problema. O agregar el remitente dentro del listado de los contactos permitidos (depende del servidor de correo, no todos lo permiten)

- en caso de duda agregar el envío de una copia del mensaje a una dirección de correo en otro servidor de correo. Por ejemplo si los mensajes llegan a la dirección misecretaria@miempresa.cl agregar en copia a otrobuzondemiempresa@gmail.com (en el caso de escoger Gmail aplicar el punto anterior)

- remitir el mensaje a un grupo de personas en vez de una persona en particular. La mayor parte de los servidores de correo permiten el uso de grupos y a este grupo se pueden agregar diferentes direcciones de correo. Ejemplo: el grupo puede ser mensajeweb@miempresa.cl y perteneciendo a este grupo: pabloelgerentedeventa@miempresa.cl, juanperezelsubgrente@miempresa.cl y natalialasupervisora@miempresa.cl   

- revisar el funcionamiento de su formulario de contacto desde un notebook y un smartphone

En caso de duda, sugerencia, comentario utilizar el espacio abajo o escribir a info@corobori.com